Verificar RUC de Tercero

¿Para quién es esta guía? Usuario de facturación / Contador / Administrador
Tiempo estimado: 3 minutos
Módulo en iDempiere: Menú → Terceros → Terceros (o menú de Procesos de Facturación Electrónica)

¿Para qué sirve?

Esta función permite validar de forma automática y en tiempo real el Registro Único de Contribuyente (RUC) de un cliente o proveedor directamente contra la base de datos de la Dirección General de Ingresos (DGI) de Panamá, a través de la integración con FacturaFacil (PAC).

Gracias a esta operación, usted podrá verificar si un cliente es válido para facturación, obtener su Razón Social exacta registrada ante el gobierno, conocer su Dígito Verificador (DV) oficial y saber si está afiliado al sistema de Factura Electrónica. Esto previene errores de facturación y rechazos por parte de la DGI debido a datos de identificación fiscal incorrectos.

Antes de comenzar

Verifique que se cumplan estos requisitos antes de usar esta función:

• El Tercero (cliente o proveedor) debe tener configurado su número de RUC en el campo RUC.
• El Tercero debe tener asignado un tipo de identificación fiscal (ej. Cédula, RUC, etc.) en Tipo de Identificación Fiscal.
• El sistema de iDempiere debe tener conexión activa a internet.
• En ambiente de producción, la organización de la transacción debe tener configurada una clave de API activa de FacturaFacil en la ventana Configuración de Facturación Electrónica.

Pasos

Paso 1: Abrir la ventana Terceros

Abra el menú principal de iDempiere, navegue a la carpeta de Terceros y seleccione la ventana Terceros.

📸 [CAPTURA: Vista del menú lateral de navegación de iDempiere resaltando la carpeta "Terceros" y la opción de menú "Terceros" en estado inicial]

Paso 2: Buscar el registro a verificar

Busque y seleccione el cliente o proveedor que desea validar. Verifique que tenga el número de RUC en el campo RUC.

📸 [CAPTURA: Vista detallada de la ficha de un Tercero, resaltando el campo RUC con un número de RUC de Panamá y el campo de Dígito Verificador (DV) actualmente ingresado en el sistema]

Paso 3: Iniciar el proceso de verificación

Haga clic en el botón de procesos (icono de engranaje o botón Verificar RUC de Tercero) ubicado en la barra de herramientas superior de la ventana de Terceros.

📸 [CAPTURA: Barra de herramientas superior del registro de Terceros, resaltando la ubicación exacta del ícono de engranaje o botón para iniciar el proceso de verificación]

Paso 4: Configurar los parámetros de ejecución

Si el proceso se ejecuta desde la ficha de Terceros, el sistema autodetectará el tercero seleccionado de forma automática. Si se ejecuta desde el menú general, se presentará una ventana de parámetros:

📸 [CAPTURA: Ventana de diálogo emergente mostrando el parámetro "Tercero" completado con el nombre del cliente a verificar. Resaltar el botón "Aceptar" en la parte inferior]

Haga clic en Aceptar para iniciar la comunicación con el servicio de validación de la DGI.

Paso 5: Verificar el resultado

Una vez completada la consulta, el sistema mostrará uno de los siguientes mensajes según la respuesta recibida:

✅ Proceso exitoso (DV coincide):

El sistema mostrará un cuadro informativo detallando los datos de la DGI y confirmando que coinciden con los guardados en el ERP:

"=== Resultado Consulta RUC ===
Tercero: [Nombre Cliente]
RUC Consultado: 155723374-2-2022
Válido: ✓ Sí
DV (DGI): 91
Razón Social: FACTURA FACIL S.A
...
✓ DV coincide con el registrado en iDempiere"

Qué significa: El RUC y el Dígito Verificador ingresados en iDempiere son correctos y válidos ante la DGI. Puede facturarle al cliente con total seguridad de que los datos fiscales son correctos.

📸 [CAPTURA: Ventana de diálogo emergente de iDempiere mostrando el mensaje de éxito y la línea "✓ DV coincide con el registrado en iDempiere" resaltada en color verde]

⚠️ Proceso con advertencia (Discrepancia en DV):

El sistema confirmará que el RUC es válido, pero advertirá que el Dígito Verificador guardado en iDempiere no coincide con el oficial del gobierno:

"=== Resultado Consulta RUC ===
...
DV (DGI): 91
...
⚠ ADVERTENCIA: El DV en iDempiere (55) NO coincide con el DV de la DGI (91)"

Qué significa y qué hacer: El RUC sí existe en la DGI, pero el Dígito Verificador (DV) ingresado en la ficha del Tercero en iDempiere es incorrecto. Para evitar futuros rechazos de facturas electrónicas, edite el campo DV en la ficha del Tercero y reemplace el valor anterior con el valor oficial retornado (en este ejemplo, "91"). Guarde los cambios en la ficha.

📸 [CAPTURA: Ventana de diálogo emergente mostrando la advertencia de discordancia de DV, resaltando la advertencia en color rojo o amarillo y el valor del DV oficial que se debe colocar en la ficha]

❌ Proceso con error:

Si la consulta no se pudo realizar por fallas de validación o red, se mostrará una advertencia con el prefijo @Error@:

"Tercero no encontrado" o "El Tercero 'Cliente Ejemplo' no tiene RUC configurado (TaxID vacío)"

Qué significa: La validación no se completó. Por favor, lea la siguiente sección para solucionar el problema.

📸 [CAPTURA: Cuadro de diálogo de error de iDempiere con un icono de error y el texto informativo con la descripción de la falla]

¿Qué pasa si...?

P: El sistema me muestra el error "No se indicó el Tercero"
R: Esto sucede si abrió el proceso desde la carpeta general de procesos y no especificó un cliente en los parámetros. Cierre la advertencia, vuelva a presionar el botón de verificación y seleccione un cliente o proveedor en el parámetro Tercero.

P: El sistema me muestra el error "Tercero no encontrado"
R: El registro del Tercero especificado en los parámetros no existe o fue eliminado de la base de datos. Verifique que no se trate de un registro obsoleto o borrado por otro usuario administrativo.

P: El sistema me muestra el error "El Tercero '[Nombre]' no tiene RUC configurado (TaxID vacío)"
R: El Tercero sobre el cual intenta correr la verificación no tiene un número de RUC asignado. Vaya a la ventana principal de Terceros, ubique el campo RUC (o TaxID), escriba el RUC oficial del tercero, guarde los cambios y vuelva a ejecutar la verificación.

P: El sistema me muestra el error "No se encontró FE_API_Key en la configuración de FE para la organización..."
R: En el entorno de producción, la integración requiere una clave de comunicación válida asignada al sistema. Solicite al Administrador del Sistema que configure el API Key correcto en la ventana Configuración de Facturación Electrónica para la organización a la que pertenece el Tercero.

P: El sistema me muestra un error de red o de servidor como "HTTP Error 500 al consultar el RUC..." o "HTTP Error 401..."
R: Esto indica que el servidor de FacturaFacil o el portal de la DGI tienen problemas de conexión temporal o las credenciales no son válidas. Espere un momento y vuelva a intentar la verificación. Si el problema persiste con el error 401 (no autorizado), reporte el caso al Administrador del Sistema para que revise las credenciales en la configuración de facturación electrónica.

Glosario

¿Necesita ayuda?

Si el problema persiste o recibe un mensaje de error no contemplado en esta guía, por favor contacte al administrador de TI de su empresa o al soporte técnico de Casa del Software, adjuntando una captura de pantalla del mensaje de error exacto y el nombre del cliente consultado.